Manual do Expositor - Quem sou eu?

Continuando o assunto Feiras, logo após o cliente definir a compra do espaço onde será realizado seu stand, a promotora responsável pelo evento envia um documento chamado Manual do Expositor. Mas o que é isso?

O Manual do Expositor é a documentação referência do evento – nele estarão descritas todas as informações pertinentes relativas ao evento, tais como data de realização, local, horário de montagem, realização e desmontagem, regras para construção do stand (recuos, piso elevado, altura máxima), taxas a serem pagas, formulários a serem preenchidos, telefones úteis, leis e normas a serem seguidas, valores de credenciais, etc.

Este é peça de fundamental importância, pois caso aja alguma dúvida, seja por parte do expositor, seja por parte da montadora ou dos demais prestadores de serviço, a mesma será solucionada através deste manual.

Os detalhes são fundamentais na criação de um Manual do Expositor de qualidade, nenhuma informação deverá ser esquecida – todas deverão ser colocadas e detalhadas de maneira minuciosa, tais como – valor das credenciais de serviço, valor do estacionamento, altura máxima que o stand pode chegar tipo de fita para demarcação de área, normas elétricas, telefone da empresa organizadora, listagem de fornecedores, lei que rege o envio de mercadorias para exposição, contato dos órgãos competentes (ECAD, CREA, Ministério do Trabalho), multas entre outras.

Poucas empresas se dispõem a ler o Manual, muitas vezes isso fica a cargo da empresa montadora, agência ou prestador de serviços – isto acaba tornando-se um problema, pois muitas vezes, ao chegar ao CAEX (Centro de Atendimento ao Expositor), a empresa não é liberada para dar início aos trabalhos de montagem, em virtude do não conhecimento das normas e procedimentos, isso acaba afetando diretamente o processo e atrasa a montagem.

Quando a empresa já tem o Manual como referência, a mesma chega ao CAEX com tudo pronto, consegue adentrar ao pavilhão ou local da exposição com maior rapidez, sem se preocupar com detalhes que foram explicados.

Por isso, quando for fazer uma feira, trate o Manual como parceiro – com certeza ele vai lhe fazer ganhar tempo e se atentar a todas as particularidades que a participação numa feira exige.

Uma das coisas que considero mais importantes na escolha de um espaço para um cliente dentro de uma feira é a área, e não somente sua localização, mas sim seu tipo. A explicação mais clara e objetiva que encontrei foi o blog Falando de Feiras; a mesma segue abaixo:

As áreas são divididas da seguinte forma: ILHA, PONTA DE ILHA,  ESQUINA, CORREDOR e BOX.

Ilha

Quando a área do stand for ilha, é que ele é unico, e tem 4 lados

Ponta de ilha

A ponta de ilha, é um stand que tem um vizinho ao lado da sua área e tem 3 lados

Esquina

Considera-se esquina, geralmente um espaço onde se tem 2 lados, tendo vizinho na parte detrás e em um dos lados.

Corredor

A área corredor é aquela área onde se tem 2 saídas, e fica entre 2 viziinhos laterais

Box

O stand em área corredor é aquele com saída para uma única rua, tendo vizinhos nas 2 laterais e na parte traseira

FONTE: www.falandodefeiras.info/2009/05/nocoes-basicas-01-areas-em-feiras.html

01/04/2013 08:05

Um dos itens mais importantes na escolha de um lugar pra se trabalhar é saber se você será valorizado.

É muito fácil jogar um determinado job em cima da equipe, e depois dele concluído, falar que sua perfeita execução, foi obrigação.

Muitas vezes, acho que a valorização começa na escolha do time que será responsável pelo desenvolvimento do briefing, pois, se aquilo foi entregue para determinada equipe ou pessoa, este(s) profissional(is)  muito provavelmente já estão preparados, o seja, tem experiência e expertise para dar andamento de forma clara e objetiva além de fazer dele um projeto inovador e único.

A valorização pode ser feita de diversas maneiras, uma das principais é por meio de bonificações salariais, podendo ser feita também por prêmios materiais e até mesmo viagens de incentivo e cursos relacionados a área deste ou daquele determinado profissional

Aquele profissional que não se sente valorizado, com certeza tem seu desempenho reduzido, mesmo q a empresa o cobre por aquilo. Em seu íntimo, o colaborador, por mais determinado que seja, quando entrega um job “redondo” quer que o mesmo seja valorizado, não somente através de um obrigado, mas sim através de algo que lhe faça produzir aquilo de maneira melhor.

Essa valorização não deve vir somente da liderança e da gestão, mas também do próprio colaborador e ou equipe, participante do projeto; afinal ele ou o time executaram a tarefa de forma que trouxeram um resultado eficiente e até mesmo surpreendente; seja do modo de entrega correta ao cliente, seja de um modo que otimize resultados.

A descoberta de uma nova estratégia para criação, a diminuição do custo e como consequência uma maior rentabilidade, a percepção de novas ideias, entre outros, são exemplos de como um trabalho é otimizado e de como isso pode ser levado em conta na hora da valorização deste ou daquele profissional ou desta ou daquela equipe.

Ser valorizado não é só receber no sentido material,  ser valorizado pode ser também ser chamado para um novo desafio, é a busca por novas oportunidades, é criar novos caminhos.

Fazendo isso, o aprendizado vai gerar crescimento e o crescimento cria o conhecimento, este conhecimento virará reconhecimento, e reconhecimento pode ser conhecido como .......

VALORIZAÇÃO!

Já está no ar, através do portal do Ministério do Desenvolvimento, Indústria e Comércio Exterior, o calendário nacional de feiras e eventos.

O mesmo pode ser acessado, através do seguinte endereço:

https://www.mdic.gov.br/sitio/sistema/expofeira/calFeirasExposicoes/feiExposicoes_P.php

O site leva aos profissionais da área, os princiais eventos divididos por data, estado e setor. É uma ferramenta que pode ser bastante útil, pois ali estão listados 80% dos eventos existentes pelo país - contemplando as principais informações.

Além do site, o calendário 2013 contra também com a versão impressa - o mesmo pode ser solicitado através do seguinte endereço:

https://www.expofeiras.gov.br/solicitacao-de-livro

De maneira simples e rápida, podem ser adicionados os eventos através do cadastro das promotoras, porém o mesmo ficará disponível somente na versão eletrônica.

https://expofeiras.gov.br/cadastro-de-promotor

Fica a dica!

Por Alessandro Marçola

Ontem presenciei um das cenas mais patéticas em eventos esportivos! Ao perceber que as duas equipes estavam com calções da mesma cor, o árbitro solicitou que a equipe mandante fosse ao vestiário realizar a troca parcial do uniforme. Até aí, tranquilo...

Tranquilo se, no momento da troca, ainda não estivesse sendo executado o hino nacional do país de origem da equipe adversária, que fazia seu aquecimento, enquanto a equipe mandante corria para o túnel de acesso ao vestiário.

E quando tocou o hino nacional brasileiro, talvez em reciprocidade à falta de cordialidade da equipe brasileira, os argentinos continuaram seu aquecimento, enquanto os brasileiros permaneciam ausentes do gramado.

Enfim, entraram correndo (da mesma maneira que deixaram o gramado), e parecia que nada havia acontecido?

Protocolo em eventos esportivos? Patriotismo? Respeito? Sim! Isso tudo e muito mais! É o que esperamos de organizadores de eventos, de todas as tipologias.

Por essas e outras, o futebol nas Américas está ficando ultrapassado. Que os eventos continuem seguindo o caminho da inovação.

Eventos é uma área onde trabalhar em parceria é fundamental, e essa parceria é fundamentada nos mais diversos ambientes e geralmente quem é o responsável por elas é o produtor de eventos.

Muitas vezes quando nosso fornecedor não consegue nos atender quando o prazo que temos é menor, ou ainda quando a verba é menor do que aquela que o cliente tem disponível, quando o cliente quer um novo fornecedor, quando você, por competência, e mais que isso, por livre e espontânea vontade vai à luta para conhecer novas empresas e novos profissionais, isso pode acontecer num simples bate papo de corredor de feira, num almoço com amigos, num congresso ou encontro específico, num “happy hour” de um cliente em potencial, entre outras situações  e também nas redes sociais onde a busca por troca de informações é imensurável.

Aquele que um dia por acaso trocou uma lâmpada do seu stand, pois o eletricista da sua montadora não estava naquele presente, pode num evento próximo ser o canal que você precisava para conhecer novos fornecedores e naquele momento pode ser o início de uma parceria longínqua e para a vida inteira.

Networking em eventos é primordial, pois existem situações cotidianas que nos fazem entender que essa busca por novas parcerias pode ser de grande valia no quesito pessoal e no quesito profissional; você pode precisar de um amigo para realizar uma festa surpresa e ao mesmo tempo, precisar dele para acompanhá-lo em um evento sendo seu fornecedor; ao mesmo tempo em que pode ser um parceiro importante na troca de informações a respeito da área de trabalho.

Outro dia, usei a internet para realizar a busca por novos fornecedores de um serviço que estava caminhando no Brasil, me apareceram inúmeros por um site de buscas conhecido, porém, minha escolha foi por indicação – indicação de um amigo que conhecia um determinado fornecedor e este fez o melhor preço e depois um ótimo trabalho.

Outro caso aconteceu em uma viagem a uma cidade próxima a SP, porém com fornecedores escassos, tive um imprevisto com meu carro e acabei usando o bom e velho “Cometa” – ao meu lado senta um humilde senhor e em nossa conversa descobrimos os 2 trabalharem em eventos, eu com produção e ele dono de uma padaria próxima a um de nossos maiores clientes; não demorou muito até q houvesse a oportunidade de eu “encaixá-lo” em um evento e hoje, graças a uma boa conversa numa viagem de ônibus, é o meu fornecedor oficial de buffet naquela cidade.

Sejamos PARCEIROS, pois é através de PARCERIAS BEM FEITAS QUE SURGEM PROJETOS FANTÁSTICOS.

   Muito prazer - EVEN-TANTO

Sim! O even-tanto está no ar.

É com muita alegria que criamos um blog único para os profissionais da área de EVENTOS.

Não, não temos muito tempo pra ler, afinal, o cliente está perguntando se podemos abaixar o valor do stand, a recepcionista ligando avisando que vai atrasar, nosso querido amigo do atendimento trazendo mais um briefing e por fim nosso amigos querendo a pulseirinha vip do show que estaremos trabalhando na semana que vem.

Pois é caros amigos, quem trabalha com eventos, sobretudo com produção é simplesmente um profissional multifuncional - e, como polivalentes que somos, viemos através da criação deste blog valorizar artigos, conhecer inovações, trocar experiências, buscar recolocação e porque não - lermos as principais notícias do setor e as discutirmos.

Esse espaço é seu, fale, opine, conheça, aprenda - afinal, de que adianta ficar somente na teoria, de um mundo que precisa cada vez mais de profissionais de eventos capacitados, preocupados e sobretudo exigentes e organizados para entregarmos o melhor de todos!

A vocês, caros colegas, o nosso muito prazer!

Quando tive meu primeiro contato na faculdade com uma disciplina denominada “Eventos” nunca imaginei que ia tomar tanto gosto por ela.

Logo depois da primeira aula, confesso que estava fascinado, e isso que nem sequer sabia o que eram realmente os eventos e como eles se dividiam: corporativos, sociais, feira, salão, ação promocional – sim, muitos deles hoje fazem parte de minha rotina profissional, porém aprendi e não foi na faculdade, que o item mais importante de nossa área é fazer aquilo com amor.

Com o tempo aprendemos que trabalhar com eventos é uma arte, arte pois precisamos da matemática para calcular o valor correto, gramática para uma melhor leitura da proposta, onde a mesma possa ser lida pelo cliente que é conhece a área e também para aquele que não conhece. Precisamos do inglês para saber que o “check-list” do evento nada mais é do que uma listagem com o que é necessário saber de informações pertinentes, que o RSVP - "Répondez S'il Vous Plaît" é utilizado como confirmação de um evento, dentre muitas outras siglas e denominações.

Mas não é só a “arte” de conhecer a teoria, precisamos da arte na prática, e é onde muitas vezes vamos mostrar o nosso diferencial. Essa prática aparece quando necessitamos ser multi-talentosos.

Não basta hoje eu saber ou ter noções de arquitetura para conhecer ou até mesmo conceber um bom projeto, precisamos também conhecer de gestão de pessoas e serviços, pois você tratará de uma auxiliar de limpeza, mas também conversará com um gerente de marketing ou ainda com o arquiteto do espaço onde será realizado o evento, assim como profissionais de segurança, cerimonial do poder público (sim, existe a possibilidade de até mesmo a Presidente ir a seu evento)).

Noções de custos são também extremamente necessárias, pois você precisa ao menos estimar quantas doses de chope existem dentro de um barril de 50 l, pois um erro e lá se vai seu pequeno lucro com grande trabalho

Outro ponto muito importante a ser destacado é a preocupação com a sua a segurança e a de seus colegas. Para isso é necessário o uso dos EPI´S – Equipamento de Proteção Individual.Esse itens são indispensáveis seja na montagem de um stand de 9m2, seja numa montagem de 900m2.

Por fim, quem diz que evento não tem rotina? Quando você cliente preenche os bons e velhos formulários para expor nessa ou naquela feira; quando você organizador, inicia um novo evento onde é necessário um “manual do expositor” – quando temos todo o trâmite de negociação, seja com clientes mais fáceis, seja com aqueles mais difíceis e por aí vai.

Existe em cada evento e em cada espaço uma série de regras para o trabalho neste ou naquele espaço, os cuidados com este ou aquele material e até mesmo procedimentos normais que já existem, e q o próprio profissional de eventos já sabe de cor e salteado, mas que muitas vezes por ter uma grande experiência acaba não se atentando.

Eventos transformam sonhos em realidade.

Não falo somente de um casamento ou de uma festa, pode ser simplesmente uma participação em uma feira que trouxe ganhos inigualáveis, pode ser um lançamento de um produto que entrou para história como um dos melhores, pode até mesmo ser a renúncia de um papa ou até mesmo um “impeachment” de um presidente. 

Enfim, escolheu essa profissão - seja bem vindo ao novo mundo!